Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок списания и утилизации техники». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если организация принимает решение списать основное средство, которое еще не самортизировано (то есть имеет ненулевую остаточную стоимость), то причиной тому становится нецелесообразность дальнейшего использования актива.
Причины списания ОС, если амортизация еще не закончилась
Если ОС пришло в негодность, его лучше снять с баланса и заменить на более современный, производительный, быстрый.
Как правило, причиной преждевременного списания до истечения срока полезного использования становится:
- Поломка – причем такая, которая не подлежит исправлению, либо может быть исправлена со значительными затратами, экономически не целесообразными.
- Снижение производительности – ввиду наступившего износа.
- Моральное устаревание – когда модель не соответствует современным требованиям.
Во всех указанных случаях пришедшее в негодность оборудование или иной объект основных средств следует списать.
Служебная записка — это внутренний документ, с помощью которого подчиненные доводят до руководства необходимую информацию.
Записка оформляется в разных компаниях по-разному. Для нее может быть предусмотрена специальная форма (шаблон) или сотрудники могут оформлять ее по своему усмотрению.
Принципы составления служебной записки:
- писать записку нужно на имя руководителя (или по иерархии, принятой в компании);
- излагать информацию следует без излишней детализации, но с отражением необходимых фактов;
- завершать записку надо указанием своей должности, Ф. И. О., личной подписи и даты составления.
Вручают записку тем способом, который принят в компании для таких бумаг (отдают лично руководителю, отправляют по электронной почте, передают через секретаря с фиксацией в журнале полученной корреспонденции и др.).
Следование этим принципам придаст записке статус официальной бумаги и избавит ее составителя от необходимости давать дополнительные пояснения по изложенным в записке сведениям.
Образец постановления для отчисления основных средств: бухгалтерские проводки по списанию ОС с учетом первоначальной стоимости
Рассматриваемый документ — база, необходимая для оформления фиксационного бланка о произведенном изъятии тех или иных изделий. Без него продолжить дальнейшую работу попросту не получится. Кроме того, заполнение подобного свидетельства – это требование, выдвигаемое некоторыми специализированными подразделениями Федеральной налоговой службы.
Если компания не предоставит сотрудникам данного ведомства соответствующую бумагу, они могут решить, что предмет вовсе не уничтожен, а, например, передан в адрес третьих лиц. В соответствии с подобными умозаключениями специалисты начислят НДС, как и в случае с кредитом.
Таким образом, правильное, корректное и грамотное наполнение документации – это ключ к отсутствию лишних трат и притязаний со стороны надзорных государственных учреждений. Проводки по списанию объекта основных средств (ОС) с остаточной стоимостью должны выполняться в строгом соответствии с выпущенными регламентами.
Ведение бухгалтерского учета – это набор достаточно трудных профильных мероприятий, разобраться с проведением которых сможет далеко не каждый. Причем большая часть процессов в этой области не может существовать без эффективной автоматизации, экономящей время и силы ответственных лиц.
С 2013 года по 1 июля 2016 года деятельность по сбору, транспортированию, обработке и утилизации не подлежала лицензированию. В этот период сложилась практика, когда за работу по утилизации брались сервисные и ремонтные компании, предприятия, занимающиеся заготовкой лома металлов. Однако на данный момент привлечение таких организаций влечет нарушение законодательства. Как уже говорилось выше, списанное имущество это отходы, а с отходами любые действия могут совершить только лицензиаты.
Изъятие плат, содержащих драгметаллы из списанной компьютерной и оргтехники, является деятельностью по обработке отходов и не может осуществляться предприятиями не имеющими лицензии на обращение с отходами. Свидетельства Пробирной палаты на данный момент не достаточно, чтобы производить данные работы. После изъятия платы, содержащие драгоценные металлы, подлежат передаче только на аффинажные заводы, официальный перечень которых установлен законодательством РФ.
Оборудование, имеющее в своем составе черный или цветной металл, после списания становится отходом и не может собираться и транспортироваться предприятиями, имеющими лицензию на переработку (заготовку) металла, а должно передаваться как отход в установленном законом порядке на обработку и утилизацию. И только после утилизации вторичные ресурсы, в том числе и лом металлов, передаются предприятиям, имеющим лицензию на заготовку лома металлов.
Для организаций, осуществляющих деятельность по размещению отходов предусмотрены особые условия обновления лицензий. Переоформить их такие предприятия должны до 1 января 2019 года. В некоторых из этих лицензий указаны коды групп отходов, в которые включены отходы образованные при списании имущества. В связи с этим, может возникнуть ложное понимание, что списанную, например, технику можно разместить на полигоне. Однако это не так. Размещение отходов на полигоне возможно только если эти отходы не могут быть утилизированы. А отходы подлежащие обработке и утилизации только в той части, которая после обработки не подлежит утилизации.
Пример бухгалтерской проводки
В магазине «Продукты» после инвентаризации склада нашли просроченные товары: гречневая крупа на сумму 4 000 рублей и ячневая крупа на сумму 6 000 рублей. Руководитель решил товары изъять из продажи, а их образцы направить на экспертизу. Стоимость услуги — 1 500 рублей с НДС.
Заключение экспертизы:
- Гречневую крупу утилизировать: перепродать фермерскому хозяйству для переработки в корма. Заключен договор на сумму стоимостью 2500 рублей с НДС.
- Ячневую крупу уничтожить. Стоимость услуги — 1 200 рублей с НДС.
Бухгалтер оформил списание товаров проводками:
| Операции | Д/т | К/т | Сумма |
|
Изъятие товара из оборота на субсчет 41/И (4 000 + 6 000) |
41/И |
41 |
10 000 |
|
Учтены расходы на экспертное исследование |
91 |
76 |
1 200 |
|
НДС по экспертизе |
19 |
76 |
300 |
|
Списана партия ячневой крупы для передачи на уничтожение |
94 |
41/И |
6 000 |
|
Списана стоимость крупы |
91/2 |
94 |
6 000 |
|
Оплата счета на уничтожение ячневой крупы |
76 |
51 |
1 200 |
|
Учтены затраты на уничтожение |
91 |
76 |
960 |
|
В т.ч. НДС |
19 |
76 |
240 |
|
Продажа товара в фермерское хозяйство |
62 |
90 |
2 000 |
|
НДС с продажи |
90/3 |
68 |
500 |
|
Списана партия гречневой крупы, проданная фермерскому хозяйству |
90/2 |
41/И |
4000 |
Списанный товар на УСН
Возможность списать в расходы испорченный товар у налогоплательщиков, применяющих упрощенку с налогооблагаемой базой «доходы минус расходы», зависит от причин возникновения некондиции.
Потери из-за нарушения условий хранения и транспортировки можно списать в затраты только в пределах нормы естественной убыли или технологических потерь при транспортировке.
Нормы естественных потерь утверждаются отраслевыми ведомствами. Если потери были вызваны естественными причинами, то перед формированием документов и отражением сумм в учете необходимо проверить действующие регламенты и сверить суммы, которые можно безопасно списать.
Расходы сверх установленных лимитов не уменьшают налогооблагаемую базу, т. к. этих затрат нет в перечне расходов, которые учитываются при определении суммы налога на УСН.
Если причиной порчи продукции послужили форс-мажорные обстоятельства, испорченные товары нельзя списать в затраты даже в пределах норм естественной убыли. Морально устаревшие товары нельзя списывать в расходы.
Испорченную продукцию можно продать с уценкой, признав в расходах стоимость их приобретения. Данная норма применяется, в том числе, когда себестоимость реализуемых товаров значительно превышает продажную стоимость.
Если установлено виновное лицо, которое обязано возместить ущерб от порчи товаров, то полученные от него суммы необходимо учитывать в составе доходов (независимо от вида применяемой упрощенки). Компенсацию потерь необходимо учитывать в момент, когда денежные средства фактически получены от виновного лица. Например, в день внесения денег в кассу или на расчетный счет.
Автоматизировать работу бизнеса поможет МойСклад. Все процессы по продаже и учету товаров бесплатно — рабочее место кассира, складской учет и CRM в комплекте.
- контролируйте остатки на складах и товаров на реализации;
- создавайте автоматические заказы поставщикам на основе статистики продаж или неснижаемого остатка;
- смотрите реальную прибыль по каждому товару;
- печатайте ценники и чеки, более 100 готовых форм документов;
- работайте с маркированными товарами: бесплатная поддержка всех операций;
- продавайте пиво и слабоалкогольные напитки: интеграция с ЕГАИС с отправкой данных об обороте через УТМ;
- быстрый старт, поддержка 24/7, есть бесплатный тариф.
Для решения спорных вопросов каждая организация создает постоянную комиссию, которая выносит свои вердикты. Состав определяет руководитель, после этого выпускает соответствующий указ. В комиссии обязан присутствовать главный бухгалтер или человек, ведущий учет НФА, начальник отдела, лицо, которое отвечает за состояние ОС, руководитель. При желании туда добавляют и других работников организации.
Поскольку для списания основных средств необходимы не только технические знания, но и навыки работы с документацией, то в комиссию приглашают людей с разных сторон. В совокупности их компетентность должна помочь определить реальные показатели и технические характеристики ОС.
Во время принятия решения обсуждаются следующие моменты:
- Основная причина, по которой имущество снимают с бухгалтерского учета.
- Возможность использования отдельных частей устройства для других механизмов или иных целей производства.
- Наличие дорогостоящих деталей или драгоценных металлов в их составе, которые возможно реализовать.
- Контроль процесса по изъятию частей, которые затем пойдут на продажу.
- Составление протокола, в котором обозначены все перечисленные вопросы.
Порядок списания основных средств в 2020 — 2021 годах
Списание основных средств (ОС) регулируется методическими указаниями по бухучету имущества этого вида, утвержденными приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н. В пп. 75–86 этих указаний оговорены этапы, которые должны быть пройдены при оформлении выбытия ОС.
Во-первых, должна быть организована специальная комиссия. Список участников комиссии и прочие аспекты ее функционирования закрепляются приказом руководителя организации. В комиссию должны входить главный бухгалтер и работники, следящие за сохранностью списываемого ОС.
Комиссия по выбытию:
- проверяет ОС на возможность его функционирования, сверяет его состояние с технической документацией и информацией из бухучета, выясняет рациональность ремонта;
- при нереальности восстановления функций объекта устанавливает причины списания;
- определяет виновных лиц, если причиной списания служит досрочный выход из строя по чьей-то вине;
- определяет, какие запасные части и детали списываемого ОС могут еще использоваться, оценивает их рыночную стоимость, следит за действиями с цветными и драгоценными металлами, входящими в состав объекта;
- составляет акт о списании ОС.
В акте о списании отражают следующие моменты:
- дату изготовления или постройки ОС;
- дату принятия к бухучету;
- срок полезного использования;
- первоначальную стоимость;
- изменение стоимости;
- начисленную амортизацию;
- причины списания;
- качественные характеристики основных деталей.
Внесение таких данных предусмотрено типовыми бланками актов, имеющими разную форму в зависимости от вида выбывающего ОС. Возможными вариантами могут быть:
- ОС-4 — при выбытии одного ОС (не автотранспорта);
- ОС-4а — при выбытии автотранспорта;
- ОС-4б — при выбытии группы ОС (не автотранспорта).
Эти виды актов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7. Они не являются обязательными и могут заменяться аналогичными бланками, разработанными самостоятельно, если учтены все требования к их составлению (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Акт должен быть одобрен руководителем. Затем он передается в бухгалтерскую службу, работники которой корректируют инвентарную карточку ОС, делая пометку о выбытии. Инвентарная карточка остается в архиве организации не менее 5 лет. Кроме того, на основании акта делаются записи в бухучете.
Если ОС передается в собственность другим владельцам, документальным обоснованием его списания будет акт приемки-передачи по форме ОС-1, ОС-1а или ОС-1б.
Основания для списания оборудования
В большинстве случаев основные средства подлежать списанию в следующих случаях:
- Имущество пришло в негодность.
- Восстановить объект невозможно или экономически нецелесообразно.
- Оборудование не существует как цельный объект.
Все три обстоятельства должны присутствовать, иначе списание будет незаконным.
Например, нельзя списывать компьютер на том основании, что его производительности не хватает для работы в какой-либо программе. Оборудование остается пригодным для программ с меньшим объемом производительности, таких как текстовый редактор или электронная почта. Необоснованным будет считаться списание принтера, если в составе комиссии нет технического специалиста, который может подтвердить, что основное средство не подлежит ремонту. Также не будет правомерным списание оборудования без решения о его утилизации.
Если в организации нет технической службы, которая может компетентно подтвердить невозможность восстановления оборудования, следует обращаться к сторонним специалистам. В перечне видов деятельности приглашенной организации должна быть экспертиза технического состояния оборудования, документально подтвержденный уровень квалификации специалистов для проведения диагностики соответствующих основных средств.
С выбранной организацией заключается договор с формулировкой «Проведение диагностики оборудования для оценки затрат на ремонт». Если в акте выполненных работ, выданном приглашенной организацией, будет содержаться заключение о неисправности и невозможности восстановления оборудования, организация – собственник основных средств получит достаточные основания для списания.
Чтобы принять обоснованное решение о целесообразности восстановления оборудования следует:
- сравнить стоимость ремонта с ценой нового оборудования;
- оценить последствия с учетом продолжительности ремонта;
- сравнить гарантийный срок нового и отремонтированного оборудования.
При принятии решения об утилизации оборудования должен составляться соответствующий акт с приложением фотоматериалов, фиксирующих разобранный (разрушенный) объект. На фотографиях должны быть видны марка и заводской номер оборудования.
Порядок списания основных средств в 2021 — 2022 годах
Списание основных средств (ОС) регулируется методическими указаниями по бухучету имущества этого вида, утвержденными приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н. В пп. 75–86 этих указаний оговорены этапы, которые должны быть пройдены при оформлении выбытия ОС.
Во-первых, должна быть организована специальная комиссия. Список участников комиссии и прочие аспекты ее функционирования закрепляются приказом руководителя организации. В комиссию должны входить главный бухгалтер и работники, следящие за сохранностью списываемого ОС.
Комиссия по выбытию:
- проверяет ОС на возможность его функционирования, сверяет его состояние с технической документацией и информацией из бухучета, выясняет рациональность ремонта;
- при нереальности восстановления функций объекта устанавливает причины списания;
- определяет виновных лиц, если причиной списания служит досрочный выход из строя по чьей-то вине;
- определяет, какие запасные части и детали списываемого ОС могут еще использоваться, оценивает их рыночную стоимость, следит за действиями с цветными и драгоценными металлами, входящими в состав объекта;
- составляет акт о списании ОС.
В акте о списании отражают следующие моменты:
- дату изготовления или постройки ОС;
- дату принятия к бухучету;
- срок полезного использования;
- первоначальную стоимость;
- изменение стоимости;
- начисленную амортизацию;
- причины списания;
- качественные характеристики основных деталей.
Внесение таких данных предусмотрено типовыми бланками актов, имеющими разную форму в зависимости от вида выбывающего ОС. Возможными вариантами могут быть:
- ОС-4 — при выбытии одного ОС (не автотранспорта);
- ОС-4а — при выбытии автотранспорта;
- ОС-4б — при выбытии группы ОС (не автотранспорта).
Эти виды актов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7. Они не являются обязательными и могут заменяться аналогичными бланками, разработанными самостоятельно, если учтены все требования к их составлению (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Акт должен быть одобрен руководителем. Затем он передается в бухгалтерскую службу, работники которой корректируют инвентарную карточку ОС, делая пометку о выбытии. Инвентарная карточка остается в архиве организации не менее 5 лет. Кроме того, на основании акта делаются записи в бухучете.
Если ОС передается в собственность другим владельцам, документальным обоснованием его списания будет акт приемки-передачи по форме ОС-1, ОС-1а или ОС-1б.
Основания для списания
Порядок действий, как списать основные средства с баланса, подразумевает в первую очередь выявление причин, по которым имущество должно быть снято с бухучета учреждения. Ситуации, в которых требуется списание с бухгалтерского учета:
- полная или частичная утрата полезных свойств объекта, при котором ОС не может функционировать должным образом;
- физическая утрата или повреждение объекта, к таковым относят: поломки, разрушения, повреждения, потеря, ликвидация;
- моральное или техническое устаревание ОС, при котором модернизация имущества экономически необоснованна;
- утрата имущественных активов в силу аварийных ситуаций или стихийных бедствий.
Списывайте активы, которые морально устарели при строительстве, реконструкции, модернизации и техническом перевооружении предприятия в целом либо его отдельных структурных подразделений.
Списание проводится и в тех случаях, когда провести восстановление актива невозможно либо это требует внушительных финансовых затрат, что будет расценено как нецелесообразное, нерациональное и нецелевое использование бюджетных средств.
Какие еще есть основания для списания ОС с бухгалтерского учета:
- если учреждение принимает решение реализовать нефинансовый актив сторонней компании или физическому лицу, то объект подлежит списанию с учета;
- если имущество передается в собственность третьих лиц по договору мены или же на безвозмездной основе;
- если НФА передают сторонней организации в качестве вклада в уставный капитал, то актив подвергается списанию;
- если объект решено сдать в аренду или в лизинг при условии, что имущество будет учитываться у арендатора (лизингополучателя).
Списанию не подлежат объекты, находящиеся во временной консервации, например, те, что в настоящий момент не используются в производственном цикле. Также не списываются НФА, находящиеся на реконструкции и модернизации, и эксплуатация которых временно приостановлена.
Если имущество передается из одного структурного подразделения в другое, движение отражается внутренним перемещением. Заполняется акт приемки-передачи НФА. Если же объект передается от одного обособленного подразделения в другое или в головной офис при условии, что подразделения выделены на отдельный баланс, то соблюдается порядок безвозмездной передачи ОС.
Причины списания ОС, если амортизация еще не закончилась
Если организация принимает решение списать основное средство, которое еще не самортизировано (то есть имеет ненулевую остаточную стоимость), то причиной тому становится нецелесообразность дальнейшего использования актива.
Если ОС пришло в негодность, его лучше снять с баланса и заменить на более современный, производительный, быстрый.
Как правило, причиной преждевременного списания до истечения срока полезного использования становится:
- Поломка – причем такая, которая не подлежит исправлению, либо может быть исправлена со значительными затратами, экономически не целесообразными.
- Снижение производительности – ввиду наступившего износа.
- Моральное устаревание – когда модель не соответствует современным требованиям.
Во всех указанных случаях пришедшее в негодность оборудование или иной объект основных средств следует списать.
Основания для списания оборудования
В большинстве случаев основные средства подлежать списанию в следующих случаях:
- Имущество пришло в негодность.
- Восстановить объект невозможно или экономически нецелесообразно.
- Оборудование не существует как цельный объект.
Все три обстоятельства должны присутствовать, иначе списание будет незаконным.
Например, нельзя списывать компьютер на том основании, что его производительности не хватает для работы в какой-либо программе. Оборудование остается пригодным для программ с меньшим объемом производительности, таких как текстовый редактор или электронная почта. Необоснованным будет считаться списание принтера, если в составе комиссии нет технического специалиста, который может подтвердить, что основное средство не подлежит ремонту. Также не будет правомерным списание оборудования без решения о его утилизации.
Если в организации нет технической службы, которая может компетентно подтвердить невозможность восстановления оборудования, следует обращаться к сторонним специалистам. В перечне видов деятельности приглашенной организации должна быть экспертиза технического состояния оборудования, документально подтвержденный уровень квалификации специалистов для проведения диагностики соответствующих основных средств.
С выбранной организацией заключается договор с формулировкой «Проведение диагностики оборудования для оценки затрат на ремонт». Если в акте выполненных работ, выданном приглашенной организацией, будет содержаться заключение о неисправности и невозможности восстановления оборудования, организация – собственник основных средств получит достаточные основания для списания.
Чтобы принять обоснованное решение о целесообразности восстановления оборудования следует:
- сравнить стоимость ремонта с ценой нового оборудования;
- оценить последствия с учетом продолжительности ремонта;
- сравнить гарантийный срок нового и отремонтированного оборудования.
При принятии решения об утилизации оборудования должен составляться соответствующий акт с приложением фотоматериалов, фиксирующих разобранный (разрушенный) объект. На фотографиях должны быть видны марка и заводской номер оборудования.
Как поставить на приход металлолом, полученный от демонтажа?
Чтобы поставить на баланс металлолом, полученный от демонтажа основных фондов, необходимо составить акт об оприходовании МЦ, если демонтировано здание, и накладную в прочих случаях. В нем обязательно надо указать рыночную стоимость металлолома, которая в дальнейшем определит величину прочих доходов предприятия по таким операции. При определении стоимости отходов следует учесть дату их принятия к учету и рыночную оценку, то есть ту цену, которую возможно получить при реализации металлолома. Рыночная оценка может устанавливаться по-разному. Например, опираясь на официальные данные бирж, органов статистики, ценообразования, оценочной экспертизы, средств массовой информации, то есть на сведения любого официального источника.
Приказ на списание основных средств: образец
Согласно методическим указаниям, при списании объекта основных средств организация обязательно должна составить соответствующий акт. Какие-то дополнительные документы составлять в соответствии с законодательством не требуется. Например, приказ на списание основных средств, образец которого поможет составить бумагу правильно, обязательным не является.
Но иногда налоговые органы могут запросить его при проверке предприятия. Такое возможно, если во время процедуры списания появились связанные с ней расходы. Иногда приказ нужен, чтобы указать его в качестве основания для составления акта о списании.
Письмо Минфина РФ №03-03-06/1/454 от 9 июля 2009 года тоже дает понять, что приказ на списание во избежание путаницы лучше составлять. Но ни в одном законодательном акте не указано, как должен выглядеть такой документ, поэтому составлять его можно в произвольной форме.
Кроме стандартных реквизитов (номер и дата составления приказа, наименование организации, город) в тексте приказа должно быть:
- инвентарный номер объекта;
- причина списания;
- срок ликвидации (если она подразумевается);
- основание для составления приказа;
- поручение бухгалтеру, МОЛ, кладовщикам или другим ответственным лицам.
Все лица, получающие указания в соответствии с приказом, должны проставить подпись, свидетельствующую об их ознакомлении с документом. Обязательно подписывает приказ и руководитель предприятия.