Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отразить больничный лист в 6‑НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Глава 4 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» регулирует порядок назначения, исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности.
Зарплата за март, выплаченная в апреле в 6-НДФЛ
В расчете за I квартал покажите:
- в поле 110 и 112 разд. 2 – сумму начисленной за март зарплаты;
- в поле 130 разд. 2 – сумму предоставленных в марте вычетов по НДФЛ;
- в поле 140 разд. 2 – сумму НДФЛ, исчисленного с зарплаты за март.
В прочие показатели расчета за I квартал зарплата за март и начисленный с нее НДФЛ не включаются. В том числе НДФЛ, который на отчетную дату (31 марта) не удержан с мартовской зарплаты, не нужно включать в показатель поля 170 разд. 2.
Зарплата, выплаченная в последний рабочий день декабря в 6-НДФЛ.
Отражайте следующим образом
В расчете за I квартал года в разд. 1 укажите:
- в поле 020 – общую сумму удержанного налога, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, в том числе удержанного с зарплаты за декабрь;
- в поле 021 – первый рабочий день января следующего года;
- в поле 022 – сумму НДФЛ, удержанного с зарплаты за декабрь.
Выплаты в натуральной форме в 6-НДФЛ
Доходы в натуральной форме отражают в 6-НДФЛ по общим правилам, однако есть некоторые особенности.
Такой доход может облагаться по ставке 13%, 15% или 30% в зависимости от того, кому он выплачивается и по какому основанию. Если вы выплачивали физлицам доходы, облагаемые по разным ставкам, заполняйте разд. 1 и 2 отдельно для каждой из них.
В разд. 1 НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразить налог нужно следующим образом:
- в поле 020 включите удержанный с таких доходов НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
- в поле 021 укажите срок перечисления налога;
- в поле 022 отразите сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021 соответствующей строки.
При необходимости заполните другие поля разд. 1.
Раздел 2 составляется на отчетную дату нарастающим итогом с начала года в отношении доходов, облагаемых по соответствующей ставке. Начиная с отчетного периода, в котором доход в натуральной форме передан физлицу, отражайте его в разд. 2 следующим образом:
- в поле 100 укажите ставку в отношении которой заполняется раздел (например, «13»);
- в поле 110 включите сумму дохода в натуральной форме;
- в поле 120 укажите количество физлиц, с начала года получивших от вас облагаемый доход, в том числе в натуральной форме;
- в поле 130 отразите общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года;
- в поле 140 отразите исчисленный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда доход был передан физлицу;
- в поле 160 отразите удержанный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда налог был удержан. Если налог с него не был удержан (например, из-за того, что физлицу не выплачивались доходы в денежной форме), то в поле 160 поставьте «0» (при условии, что налог по соответствующей ставке не был удержан с других доходов).
- в поле 170 укажите НДФЛ, который не был удержан на отчетную дату.
При необходимости заполните другие поля разд. 2.
Правила заполнения 6-НДФЛ с учётом больничного
Форма 6-НДФЛ представляет собой вид отчёта, в котором содержится информация о сумме налогов и когда организация перечислила их в бюджет РФ. Процедура заполнения данных по налоговым вычетам на зарплату и больничные пособия различается.
Так, в качестве даты фактического получения дохода в виде зарплаты в отчёте будет указан последний день месяца, в который происходили начисления дохода. НДФЛ на зарплату, по закону, должен быть перечислен уже на следующий рабочий день после ее выплаты. А вот дата начисления пособия в отчёте будет совпадать с днём начисления зарплаты, но налог с больничных выплат будет перечислен по данной категории дохода не позже последнего дня месяца, в который больничный был оплачен. Получается, что выплата больничного происходит в один день с зарплатой, но даты налоговых отчислений по данным категориям будут разные, что и нужно указать в 6-НДФЛ.
При увольнении правила заполнения строк с уплатой НДФЛ будут следующими
К примеру, сотрудник написал заявление на увольнение и уволился 15-го числа. Расчет с ним произведут в этот же день, срок перечисления НДФЛ с зарплаты и компенсации отпуска — 16-е число, а срок перечисления НДФЛ с больничных выплат будет отмечен в отчёте последним днём месяца, когда производились выплаты.
Исключение составляет заполнение отчёта при увольнении. Здесь даты фактического получения всех выплат будут совпадать, как и дата отчисления налогов.
Нюансы отражения пособий по нетрудоспособности в 6-НДФЛ
Заболеть можно в любое время. Но означает ли это, что пособие по болезни на основании больничного листа сотрудники безусловно получат и в 6-НДФЛ эти выплаты должны найти свое отражение? Это не всегда так.
Рассмотрим несколько примеров — как в 6-НДФЛ больничные отражаются по специальным правилам.
Пример 3
После выхода из очередного отпуска штамповщица горячего цеха ООО «СтальЭкспо» принесла в бухгалтерию листок нетрудоспособности — 5 дней она находилась на больничном по уходу за больным ребенком. Больничный лист у нее не приняли и отпуск на «больничные» дни не продлили по следующим основаниям:
- пособия за дни ухода за больным ребенком или членом семьи, совпадающие с отпуском, не выплачиваются (п. 1 ч. 1 ст. 9 закона об обязательном соцстраховании от 29.12.2006 № 255-ФЗ);
- отпуск на период ухода за больным ребенком или родственником не переносится и не продлевается (письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1).
В рассмотренном случае при наличии больничного листа пособие не рассчитывается и в 6-НДФЛ не отражается.
Оплата по договору ГПХ
Общая информация по оплате договоров гражданско-правового характера:
- датой фактического получения дохода за оказание услуг считается день выплаты этого дохода (подпункт 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ);
- удержание НДФЛ налоговые агенты обязаны произвести при фактической выплате (пункт 4 статьи 226 НК РФ);
- перечислить НДФЛ необходимо не позднее следующего дня за днем выплаты дохода налогоплательщику.
Случается, что акт выполненных работ по договору ГПХ подписан в одном месяце, а выплата осуществлена в другом. В этом случае 6-НДФЛ заполняется по факту выплаты вознаграждения, а не составления акта.
Договор был заключен с физлицом 5 августа 2017 года. Акт подписан в августе, а вознаграждение в сумме 30000 рублей выплачено 7 сентября. Сумма НДФЛ составила 3900 рублей.
Заполняем 6-НДФЛ. Операция будет отражена и в разделе 1, и в разделе 2 расчета за 9 месяцев 2017 года. В разделе 2 указываем:
- строка 100 – 07.09.2017;
- строка 110 – 07.09.2017;
- строка 120 – 08.09.2017;
- строка 130 – 30 000;
- строка 140 – 3 900.
Срок уплаты НДФЛ по больничным листам
В соответствии со статьёй 15 Федерального закона №255-ФЗ «Об обязательном соцстраховании», по отображению больничного в бланке 6-НДФЛ, по выплате пособия работнику и перечислению налога на доходы физических лиц в бюджет действуют следующие сроки:
- 10 рабочих дней с момента передачи сотрудником больничного листа специалисту бухгалтерского отдела даётся на расчёт пособия по временной нетрудоспособности;
- исчисленная сумма в полном объёме выплачивается не позднее даты очередной выдачи заработной платы;
- налог перечисляется в бюджет в последний день календарного месяца выплаты или, если это выходной или праздник, на ближайший следующий за ним будний день.
Больничные в 6-НДФЛ. Пример заполнения
При оплате больничных возможны разные ситуации, поэтому мы приведем несколько примеров заполнения Расчета. За основу возьмем следующие условные данные:
В ООО «Остров» за 9 месяцев 2021 года выплатили 1 000 000 рублей зарплаты сотрудникам, с нее начислен и удержан НДФЛ в сумме 130 000 рублей. В 3 квартале работникам выплачена зарплата за июнь, июль и август, по 100 000 рублей в каждом месяце квартала. Кроме этого, одному работнику было начислено пособие по временной нетрудоспособности. Рассмотрим некоторые варианты, как отразить больничный в 6-НДФЛ.
Пример 1
Сотрудник предоставил больничный лист 2 сентября, а пособие было ему выплачено вместе с зарплатой за август — 5 сентября. Сумма пособия – 10 000 рублей, НДФЛ – 1 300 рублей.
Заполняем 6-НДФЛ за 9 месяцев:
В Раздел 1 формы 6-НДФЛ больничный включим совокупно с зарплатой за 9 месяцев.
Строка 020 – общая сумма дохода 1 010 000 рублей (1 000 000 + 10000),
строка 040 — начисленный налог 131 300 рублей (130 000 + 1300),
строка 070 — удержанный налог 131 300 (130 000 + 1300).
В Разделе 2 больничный нужно отразить отдельным блоком, поскольку срок уплаты НДФЛ с зарплаты – на следующий день после выплаты дохода, а с больничных – последний день того месяца, когда было выплачено пособие. В 6-НДФЛ больничный лист отразим следующим образом:
Строка 100 – день выплаты больничного 05.09.2016,
Строка 110 – удержан НДФЛ 05.09.16,
Строка 120 – срок уплаты НДФЛ с больничных 30.09.16,
Строка 130 — сумма пособия 10000 рублей,
Строка 140 – сумма налога 1300 рублей.
Отражение декретных в отчетности 6-НДФЛ
Декретные выплаты относятся к категории доходов, которые не облагаются подоходным налогом, в отличие от больных, которые полностью облагаются подоходным налогом.
Следовательно, можно сделать вывод, что пособие по беременности и родам не отражаются не в одной строке отчетности 6-НДФЛ.
Но, иногда бывает, так что декретница получив лист нетрудоспособности с женской консультации, продолжают работать и исполнять свои должностные обязанности. В такой ситуации не получиться получать одновременно и заработную плату и пособие по листу нетрудоспособности. Законодательством не предусмотрено, что эти выплаты будут выплачиваться одновременно. Если возникла такая ситуация тогда декретнице необходимо будет определиться какой вид дохода она будет получать.
В зависимости от того, какой вид дохода выберет декретница, от этого зависит составлять отчетность или нет, потому как:
- если декретница продолжает работать и получать заработную плату, тогда отчетность 6-НДФЛ составляется в обычном режиме и предоставляется в налоговую инспекцию;
- если декретница решила получать доход в качестве пособия по беременности и родам, тогда данный вид дохода не отражается в отчетности 6-НДФЛ.
Стоит отметить, что некоторые организации в рамках осуществляемых программ социальной поддержки, могут доплачивать своим сотрудникам определенную сумму пособия сверх установленной максимальной величины. Законодательство не запрещает осуществление подобных выплат. Однако, в любом случае, из них должен быть рассчитан налог и впоследствии перечислен в определенный уровень бюджета (письмо Минфина России от 29.03.2007 № 03-04-06-02/47).
Такие доплаты следует отражать в отчетности 6-НДФЛ согласно письма от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@:
- по стр. 100 (получение дохода) — день выплаты доплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ);
- по стр. 110 (удержание НДФЛ) — вышеуказанная дата (п. 4 ст. 226 НК РФ);
- по стр. 120 (срок перечисления НДФЛ) — день, следующий за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Сроки для уплаты больничных
Пункт 1 статьи 217 НК РФ повествует, что пособие по нетрудоспособности, как и иные виды доходов физических лиц, должны облагаться подоходным налогом. Исключением является пособие по беременности и родам, с которого не может быть удержан НДФЛ, не смотря на оформление больничного листа.
Сроки выплат пособий по больничным листам, которых налоговый агент обязан придерживаться в строгом порядке, изложены в законе «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» No 255-ФЗ (пункт 1 статья 15) от 29 декабря 2006 года:
- работодатель обязан произвести расчет по больничному листу в течение 10 дней, после его предоставления сотрудником;
- сумма начисленного пособия по нетрудоспособности выплачивается в ближайший день выплаты заработной платы, то есть начисляется в совокупности с ней.
Подпункт 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ гласит, что день фактической выплаты ПВН считается полученным для осуществления налоговых задач. Этим же днем с суммы больничных исчисляется и удерживается подоходный налог (пункты 3-4 статьи 226 Налогового кодекса РФ). Именно здесь наблюдается принципиальное отличие пособия по временной нетрудоспособности от заработной платы, для дальнейшего их отражения в отчете 6-НДФЛ:
- для зарплаты днем получения дохода является последний день месяца, в котором оплата была начислена пункт 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ);
- для больничных дата получения дохода совпадает с днем фактической выплаты ПВН, и не имеет значения срок, когда произошел расчет суммы пособия (Письма ФНС РФ No БС-4-11/1249@ от 25 января 2017 года и No БС-4-11/13984 от 1 августа 2020 года).
Отличия также касаются и сроков перечисления НДФЛ в пользу государства:
- работодатель обязан произвести уплату НДФЛ в ближайший рабочий день, следующий за выплатой;
- для пособий по временной нетрудоспособности срок уплаты подоходного налога переходит на последний день месяца, в котором больничные были выплачены в пользу работника.
Таким образом, заработная плата и больничные выплачиваются в работнику в один и тот же день (или совокупно с авансовым или основным платежом, если такой порядок начисления заработной платы соответствует деятельности работодателя), но сроки получения дохода и уплаты с него НДФЛ будут разными, в виду отличающихся друг от друга порядков их исчисления.
Перерасчет больничного
Статья 15 Закона № 255-ФЗ устанавливает обязанность работодателя произвести расчеты, основываясь на тех документах, которые есть в наличии на момент расчета, и выполнить перерасчеты, если на то будут достаточные основания.
Например, условием для перерасчета пособия может стать поступившая в бухгалтерию справка с предыдущего места работы, подтверждающая доход или стаж гражданина, справка из ПФР или ФСС о предыдущем доходе или другие обстоятельства. Осуществляется перерасчет только тех больничных листов, пособие по которым было назначено не ранее чем за 3 года до момента, когда сотрудник обратился с заявлением.
| 1С:ИТС
Подробнее о назначении пособия по временной нетрудоспособности см. в «Справочнике кадровика» раздела «Кадры и оплата труда». |
Организация выплатила работнику 15 августа 2020 года пособие по временной нетрудоспособности. Начисленная сумма – 8400 руб., удержанный НДФЛ – 1092 руб. Покажем, как бухгалтер отразит пособие в форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 года.
В разделе 1 бухгалтер включит 8400 руб. в показатель доходов по строке 020. Начисленный НДФЛ 1092 руб. бухгалтер запишет в строке 040. И эту же сумму включит в строку 070, так как НДФЛ удержали в августе.
В разделе 2 бухгалтер заполнит отдельный блок для пособия. В строках 100 и 110 запишет 15.08.2019, в строке 120 – крайний срок уплаты НДФЛ 02.09.2019. НДФЛ с больничных следует перечислить не позднее последнего дня месяца. Однако 31 августа 2020 года выходной. Поэтому срок переносится на следующий рабочий день. Заполненный фрагмент раздела 2 формы 6-НДФЛ смотрите ниже.
Срок перечисления налога указывается по строке 120 раздела 2. В отношении зарплаты это будет день, следующий за днем выплаты зарплаты. В отношении больничного – последний день месяца, в котором больничные выплачены. Примеры уплаты НДФЛ с больничного смотрите здесь. Напомним, сами больничные должны выплачиваться в ближайший (после назначения пособия) день выплаты зарплаты. В день выплаты больничного пособия с него нужно удержать НДФЛ (это дата нужна для заполнения строки 110 раздела 2 формы 6-НДФЛ). Таким образом, например, если вы назначили пособие в марте 2017 года, то в мартовскую зарплату, скажем, 5 апреля, вы выплатите и больничное пособие.
Пособия по болезни не являются оплатой труда — это социальная гарантия. предоставляемая работникам по закону, не связанная с исполнением трудовых обязанностей. Пособие начисляется на основании листка нетрудоспособности, который должен предоставить работник. После получения листка, работодателю на начисление больничного отводится 10 календарных дней, затем он должен выплатить пособие в ближайший день выплаты зарплаты. День оплаты больничного листа работнику или перечисления пособия на его банковский счет, будет считаться датой получения дохода согласно пп.1 п.1 ст.