Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проверки онлайн-касс в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Подотчетные расходы в организации регулируются новыми правилами, вступающими в силу в 2023 году. В соответствии с ними сотруднику организации можно будет получить деньги на расходы по поручению, но для этого необходимо будет соблюдать определенные условия и предоставить нужные документы.
Чем регулируется подотчет
Получение суммы подотчетных денег осуществляется по заявлению работника, в котором нужно подробно указать цели и сроки расходов. Деньги выдаются на платежный счет или на карту. Важно помнить, что подотчетные деньги должны быть использованы исключительно в интересах организации и не могут быть потрачены на личные нужды.
При получении суммы подотчетных денег работник обязан составить отчет о расходах и предоставить его в бухгалтерию. Отчет должен содержать все необходимые документы, подтверждающие факт проведения расчетов. Также следует учитывать, что неиспользованная часть подотчетных денег должна быть возвращена в организацию.
Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?
Новым правилам подотчета, вступающим в силу с 2023 года, организации обязаны выполнять расчеты подотчетных сумм сотрудникам по банковской карте. Если работник потратил деньги в интересах компании, ему необходимо подтвердить эти расходы, предоставив подотчетный отчет.
Для перечисления подотчетных денег по банковской карте, работник должен написать заявление на выдачу карты и указать свои личные данные. В платежном поручении необходимо указать номер карты, на которую нужно перечислить компенсацию за расходы по подотчету.
В платежном поручении следует указать организацию, которая осуществляет перечисление подотчетных денег, а также указать сумму, которую необходимо перечислить на карту. При этом, следует придерживаться правилам и требованиям организации по подотчету.
Оплата подотчетных расходов производится исключительно в интересах организации и должна соответствовать установленным правилам. Платежное поручение на перечисление подотчетных денег должно быть составлено четко и согласно действующим правилам и законодательству.
Если подотчетные деньги будут использоваться в неправильных целях или будут потрачены неправильно, компания имеет право блокировать карту и устанавливать дополнительные ограничения на работника. Поэтому правильно и четко оформленное платежное поручение – это залог успешного и безопасного использования подотчетных денег.
Компенсация расходов работника в пользу организации
Согласно новым правилам, компенсация расходов работника в пользу организации носит заявительный характер. Это означает, что работник, имеющий расходы, должен подать заявление и предоставить все необходимые документы, подтверждающие его расходы.
Компенсация расходов может осуществляться в различных формах. Например, сотрудникам могут оплачиваться командировочные расходы за переводы на наличные, карточные или банковские счета. Конкретные расходы регламентируются организацией и могут относиться к специальным отчетам или распоряжениям.
Для составления ответственного отчета обязательно нужно подробно указать все расходы. Это и командировочные расходы (перелеты, проживание и питание), и другие расходы, связанные с работой. Например, оплата экскурсий или такси во время командировок.
Работник может написать заявление на получение авансовых денег для расчетов. Если он уже потратил свои личные деньги на оказание услуг или приобретение товаров в интересах организации, то должен выдать деньги на их возмещение.
Система подотчетности позволяет улучшить мониторинг и контроль расходов работников. Кроме того, она позволяет работникам получать компенсацию своих затрат в интересах организации более удобным и быстрым способом.
Если сотрудник тратит личные деньги
Если сотрудник тратит личные деньги на благо организации, он может получить их в соответствии с новыми правилами ведения субсчетов на 2023 год. Для этого необходимо заполнить специальную форму — расходную ведомость. В ведомости указываются все декларации о расходах и их суммы.
После заполнения формы расходной ведомости сотрудник должен предоставить ее в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Если расходы заявлены и соответствуют правилам составления ведомости, то работник может получить компенсацию наличными или банковской картой.
Однако если сумма расходов превышает установленные агентством лимиты, сотрудник должен представить отчет о расходах с указанием всех сумм и их назначения. Отчет должен быть оформлен в соответствии с правилами и представлен в казначейство для проверки и утверждения.
Важно отметить, что работник имеет право на продвижение перед командировкой или переездом, если это предусмотрено правилами организации. В качестве альтернативы, если сотрудник не может внести деньги на счет во время командировки, ему может быть предложено внести аванс.
Помимо наличных денег, работник может получить компенсацию расходов в виде перевода на свою банковскую карту. В этом случае работник должен перечислить деньги, предоставив соответствующие реквизиты банковской карты.
Таким образом, если сотрудник тратит личные деньги в интересах организации, он может вернуться к новым правилам отчетности в 2023 году. При превышении лимита обязательно составляется отчет о расходах. Расчеты по остаткам денежных средств могут производиться как наличными, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.
Назначение авансового отчета
Авансовый отчет является важным инструментом регулирования расходов в части командировочных и учетных сумм. Его назначение — обеспечить прозрачность и контроль за использованием денежных средств, выданных сотрудникам организации на личные командировочные расходы.
Согласно новым правилам, сотрудники должны получать и заполнять авансовый отчет по командировочным расходам. Форма заполнения авансового отчета регламентируется должностным регламентом и командировочной декларацией.
Авансовый платеж позволяет сотрудникам использовать выданные деньги на личные нужды, связанные с командировками. Однако указанные расходы должны быть обоснованными и соответствовать правилам и условиям, принятым в данном учреждении.
Основное назначение авансового отчета — возмещение работнику расходов, представленных во время командировки. Сумма в авансовом отчете рассчитывается на основании сметы предполагаемых расходов и может включать расходы на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы.
Если работник получает меньше суммы, указанной в предварительном отчете, он должен вернуть организации неполученные деньги. В противном случае, если сотрудник потратил больше суммы, указанной в отчете, необходимо вернуть дополнительную сумму.
Цель отчетности по вкладам — ответственное расходование средств, которое может контролироваться и прозрачно отслеживаться учреждением. Как организация, так и работник заинтересованы в том, чтобы указанные расходы соответствовали нормам и не превышали установленных лимитов.
Возврат электронными деньгами по кассе на примере ККМ «Штрих М»
Документально при безналичном расчете возврат оформляется аналогично, как и при покупке за наличные. Однако через ККТ процедуру можно выполнить только при наличии договора с банком-эквайером и на ту карту, посредством которой осуществлялась покупка. Ниже приведен алгоритм действий при возврате прихода по кассе на примере ККМ «Штрих М», когда покупка производилась электронными деньгами.
Войти в режим возврата можно через функцию «Сервис» или кликнуть на кнопке «Продажа/Возврат». Дальнейшее формирование чека осуществляется так же, как и при регистрации фискального документа: ввод количества товара, его стоимости или путем считывания штрихкода. По завершении операции целесообразно предупредить покупателя о том, что деньги поступят на его карту в течение 10 рабочих дней.
Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом
Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хозяйственные нужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки.
Если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Правомерность такого подхода даже в отношении руководителя фирмы подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 03 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047. И ФНС уже ссылается на это решение.
Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги
Основной документ, определяющий отношения работодателя и работника в части выдачи денег под отчет, – это Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Ими могут быть:
· любые работники организации, в том числе ее руководитель; работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа; работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;
· физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859).
Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
Деньги под отчет могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на личную банковскую карту работника (Письмо Минфина РФ от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781). Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств. Также расходы могут осуществляться работниками с использованием корпоративной банковской карты фирмы.
Кассовый и товарный чеки для ИП в 2022 году
Поскольку кассовый чек является основным платёжным документом, его форма обязана соответствовать определенным требованиям. Они касаются присутствия нужных реквизитов, которых значительно прибавилось в отличие от чеков старых образцов. Он также выходит из кассового аппарата, но прежде, сама ККМ должна получить аккредитацию в налоговой инспекции с присвоением ей регистрационного номера.
Сейчас такая форма потеряла актуальность. Вся информация о сделке содержится в кассовом документе. Выдавать товарный чек или БСО вправе лица, поименованные в п. 7.1. ст. 7 закона 290-ФЗ от 03.07.16. В список включены предприниматели и организации, получившие отсрочку в установке онлайн-касс до июля 2022 года. Условия действительности документа перечислены в письмах Минфина РФ № 03-11-06/2/26028 от 06.05.15 и № 03-01-15/52653 от 16.08.17.
Как учитывать подотчётные суммы
Для отражения операции по выданным суммам в бухгалтерском учёте применяется специальный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Он активно-пассивный, и может иметь сальдо как по дебету, так и по кредиту. Аналитический учёт по 71 счёту ведётся по каждому подотчётному лицу отдельно.
В дебете 71 счёта учитываются суммы:
- выданные работнику авансом;
- суммы перерасхода, которые работник оплатил собственными деньгами.
В кредите 71 счёта:
- суммы, по которым работник уже отчитался;
- возвращённые работником денежные средства.
Возможные проводки по операциям с подотчётными суммами:
- Дт 71 — Кт 50 — выдали деньги работнику под отчёт из кассы ;
- Дт 71 — Кт 51 — перечислили деньги с расчётного счёта;
- Дт 20 — Кт 71 — отразили расходы по основному производству;
- Дт 20 — Кт 71 — отразили административно-управленческие расходы;
- Дт 44 — Кт 71 — отразили коммерческие (представительские) расходы;
- Дт 10 — Кт 71 — отразили покупку материалов;
- Дт 60 — Кт 71 — закрыли задолженность перед поставщиком;
- Дт 71 — Кт 50 — компенсировали работнику перерасход подотчётной суммы;
- Дт 50 — Кт 71 — работник вернул часть неиспользованной суммы.
Пример:
Менеджеру по продажам ООО «Гамма» Смирнову С.С. перечислили на банковскую карту 35 тысяч рублей командировочных согласно приказу №17 от 18.01.2022 года. Смирнов С.С. находился в командировке с 19.01.2022 по 25.01.2022 года. За время командировки им потрачено 32,57 тысяч рублей. 01.02.2022 он сдал авансовый отчёт и вернул неиспользованные 2,43 тысяч рублей в кассу.
| Операция | Дт | Кт | Сумма, рублей |
|---|---|---|---|
| Перечисление командировочных | 71 | 51 | 35000 |
| Отразили коммерческие расходы | 44 | 71 | 32570 |
| Вернул в кассу остаток суммы | 50 | 71 | 2430 |
| Внесли сумму на расчётный счёт | 51 | 50 | 2430 |
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Кто может быть подотчетным лицом в организации?
Ответ: Подотчетным лицом может быть любой работник, в том числе тот, который трудится по договору ГПХ, работающий на тех же условиях, что и основной работник (письмо ЦБ РФ от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859). Количество подотчетников в организации законом не определено. Руководитель принимает такое решение самостоятельно.
Вопрос №2: Как влияют подотчетные суммы на налогообложение?
Ответ: Подотчетные суммы не относятся к оплате труда или доходу работника, поэтому на эти суммы не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ. Также суммы не включаются в расходы по налогу на прибыль. Если покупки подтверждены документально и обоснованы, организация может списать их стоимость на затраты.
Однако, если работник получает по коллективному договору сумму суточных, превышающих нормативную, законодательно установленную, то с суммы превышения с работника удерживается НДФЛ, а на расходы организации можно списать только нормативную сумму суточных.
ИП на УСН с использованием онлайн касс
Использование ИП онлайн касс в 2023 году обязательно и для предпринимателей, имеющих отсрочку в связи с применением специальных режимов, включая УСН. Начиная с 1 июля 2023 года отсрочка закончена и для ИП, не имеющих в штате наемных сотрудников. Условия использования ККТ:
- ИП на УСН должен применять в работе оборудование, соответствующее реестру и зарегистрированное в ИФНС.
- Техника должна иметь заводской номер и фискальный накопитель.
- Оборудование позволяет передавать данные ОФД, печатать двухмерный код на чеке.
- Техника должна иметь таймер, функции формирования текущей отчетности, поиска документа и другие важные настройки.
Фискальные данные позволяют получить информацию о кассовых чеках, включая документы с внесением коррекций, об отчетности, данных об открытии и закрытии смены и других формах.
ИП, ведущим деятельность в труднодоступных районах, разрешено не применять ККТ нового образца. В условиях нестабильной работы Интернет или при его отсутствии функционирование онлайн касс невозможно. По требованию покупателей ИП обязаны выписать документ, содержащей обязательные реквизиты. Перечень отдаленных регионов определяется региональными актами.
Сроки хранения авансовых отчетов
Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.
Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).
С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:
- в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
- ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
- деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
- с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле «наименование платежа» необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:
- сотрудники компании;
- внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.